Huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT TENNISVERENIGING PIETER BRUEGHEL
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de bestuursleden, Technische Commissie en/of andere door het bestuur aan te wijzen personen.
Artikel 2
1. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
2. Het bepaalde in lid 1 geldt niet ten aanzien van een vergadering respectievelijk een gedeelte van een vergadering waarvan het bestuur om moverende redenen het besluit heeft genomen deze in beslotenheid te houden.
Artikel 3
1. De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.
2. De leden, uitgezonderd de ereleden, zijn tevens verplicht contributie te betalen. Zij dienen deze:
- bij betaling per automatisch incasso te voldoen vóór 15 maart voorafgaande aan het betreffende verenigingsjaar;
- bij de overige betalingsvormen te voldoen vóór 16 februari voorafgaand aan het betreffende verenigingsjaar.
3. Het bestuur is bevoegd om een lid wegens het niet tijdig voldoen van de contributie na een schriftelijke aanmaning als lid van de vereniging af te voeren. De kosten van deze aanmaning bedragen 10% van de verschuldigde contributie. Een lid heeft de mogelijkheid om binnen 8 dagen na ontvangst van de aanmaning te reageren.
4. De seniorleden en ereleden zijn verplicht conform het door de barcommissie vast te stellen bardienstschema bardienst te verrichten.
5. Het bestuur is bevoegd toestemming te verlenen tot het verrichten van andere werkzaamheden ten bate van de vereniging dan de werkzaamheden bedoeld in het vierde lid (parkdienst ed.)
Het bestuur
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
1. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen. Hij oefent waar hij dit nodig acht volledig toezicht uit op het waarnemen der zaken van de overige bestuursleden en
2. commissies. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter, die gekozen wordt door de overige leden van het bestuur.
3. De secretaris voert de correspondentie uit naam van, en eventueel in overleg met, de overige bestuursleden en tekent alle stukken die van de vereniging uitgaan. Hij is verplicht van alle belangrijke stukken kopie te houden. Hij maakt de notulen van alle vergaderingen. Deze notulen moeten in de daaropvolgende vergadering worden goedgekeurd en door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend. Hij houdt de ledenlijst bij en verschaft de penningmeester hiervan duplicaten. Hij is verplicht op de jaarvergadering verslag uit te brengen over de toestand en de verrichtingen van de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar.
4. De penningmeester zorgt voor het innen en het beheer van de gelden. Hij legt in de jaarvergadering rekening en verantwoording af, een en ander nadat de kascommissie haar advies heeft uitgebracht. Goedkeuring van de jaarvergadering strekt hem tot decharge over het afgelopen verenigingsjaar. Hij mag tussentijds niet aftreden dan nadat de boeken zijn ingezien en akkoord bevonden door de kascommissie, die te allen tijde recht heeft op inzage en controle. Hij overlegt op de algemene vergadering een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar.
5. Het overige werk wordt door de bestuursleden onderling verdeeld, doch dient tenminste de navolgende afgeronde taken te omvatten: wedstrijden en toernooien, training, jeugdleiding, beheer van het verenigingsmateriaal, paviljoen en tennispark. De bestuursleden kunnen ook zitting hebben in commissies.
6. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
Artikel 6
1. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum der vergadering.
2. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden.
3. Indien aan het verzoek als bedoeld in lid 2 binnen veertien dagen geen gevolg is gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 7
1. De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.
2. Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding. De volgorde van aftreding wordt daarbij zoveel mogelijk bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, dat in een tussentijdse vacature is benoemd, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster had moeten aftreden.
3. De bestuursleden kunnen maximaal 6 achtereenvolgende jaren bestuurslid zijn.
4. Jaarlijks treden af de in artikel 11, lid 8 van de Statuten genoemde adviseurs.
De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar.
Artikel 8
1. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
2. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur .
Artikel 9
1. Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden of ereleden.
2. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt uiterlijk met de agenda van de algemene vergadering.
3. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
4. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 10
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.
Commissies
Artikel 11
1. De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
2. De commissies als bedoeld in lid 1 en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
3. Bij of na de benoeming kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
4. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 13, lid 3 van de Statuten - kunnen te allen tijde worden ontbonden door de instantie die hen heeft benoemd. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de instantie die hen heeft benoemd worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Bij regulier aftreden van commissieleden die door het bestuur in een commissie zijn benoemd dient vervanging plaats te vinden via het bestuur.
Artikel 12
De commissie, als bedoeld in artikel 13, lid 3 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad. Leden van de kascommissie kunnen maximaal twee jaar achtereen worden gekozen.
Artikel 13
De taken van de barcommissie betreffen het:
a. plannen en indelen van de bardiensten (bardienstschema);
b. informeren en ondersteunen (zo nodig) bij het uitoefenen van de bardiensten door de leden;
c. toezien op een ordentelijk verloop in het paviljoen;
d. doen van de inkopen en het beheren van het magazijn;
e. beheren van de benodigde hulpmiddelen en (bar)apparatuur.
Artikel 14
De taak van de Technische Commissie betreft het (doen) regelen en (doen) verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden.
Artikel 15
De taak van de jeugdcommissie betreft het organiseren en begeleiden van de competitie, toernooien, uitwisselingen en bijzondere activiteiten voor de jeugd.
Algemene Vergadering
Artikel 16
De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 17
1. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing.
2. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Artikel 18
1. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
2. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld.
Bevoegdheden van het bestuur
Artikel 19
De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de Statuten. Het is bestuur is echter tevens gerechtigd investeringen te doen tot een bedrag van € 2.500,00 zonder goedkeuring vooraf van de algemene vergadering.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 20
1. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 6 der Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het
bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
2. Van de onder lid 1 sub a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. Van deze administratie wordt met het oog op de bescherming van privacy geen afschrift verstrekt aan de leden respectievelijk niet-leden.
Aanmeldingsformulier
Artikel 21
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 7, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, roepnaam, woonplaats, adres, geboortejaar en geboortedatum.
Schade
Artikel 22
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Niet spelende leden
Artikel 23
1. Leden, die tijdelijk niet in staat zijn te tennissen kunnen hun lidmaatschap laten omzetten in een niet-spelend lidmaatschap. Zij dienen daartoe een aanvraag in bij het secretariaat van de vereniging.
2. De duur van niet-spelend lidmaatschap is minimaal één kwartaal en maximaal één jaar en kan uitsluitend ingaan op 1 april.
3. Het niet-spelende lidmaatschap wordt na een jaar automatisch terug omgezet in het voor dat lid reguliere lidmaatschap, tenzij nadere afspraken zijn gemaakt met de secretaris.
4. Leden, die gedurende langere tijd (meer dan 1 jaar) niet in staat zijn te tennissen en toch aan de vereniging verbonden willen blijven kunnen hun lidmaatschap eveneens laten omzetten in een niet-spelend lidmaatschap. Deze leden die wij aanduiden met de naam “Vriendenclub Pieter Brueghel” hebben dezelfde rechten als reguliere leden.Omdat ze niet spelend zijn is er geen KNLTB-registratie. Ze krijgen wel een pas. Indien zij als vrijwilliger in onze vereniging actief willen zijn is dit uiteraard mogelijk. De contributiekosten voor deze leden bedraagt € 15,00.
Strafbepalingen
Artikel 24
Naast het bepaalde in de statuten is het bestuur bevoegd een lid maximaal 28 dagen te schorsen wegens:
a. Het verstoren van de orde op en om het tennispark
b. Het verstoren van de orde op de algemene vergadering
c. Ongeoorloofd gebruik maken van materialen van de vereniging
d. Vernieling van eigendommen van de vereniging en van derden op of in de onmiddellijke nabijheid van het tennispark;
e. Het tennissen met een niet daartoe gerechtigd persoon.
Aan de schorsing kunnen door het bestuur nadere voorwaarden worden gesteld.
Slotbepalingen
Artikel 25
Ieder lid van de vereniging verklaart zich te onderwerpen aan het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement. Dit doet hij door zijn toetreding als lid van de vereniging.
Artikel 26
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Belangrijke beslissingen brengt zij op de eerstvolgende algemene vergadering ter kennis aan de leden.
Artikel 27
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 17 februari 2005.